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【できるビジネスマン】メールの書き方

できるビジネスマンがメールを書いている

できるビジネスマンのメールの書き方について説明します。

【できるビジネスマン】メールの基本は「挨拶」「名乗り」「結び」

ビジネスメールの本文には、メールの用件とは別に

①「挨拶」と「名乗り」、②「結び」の文章が必要です。

あいさつと名乗りは、本題に入る前に必ず必要なので、注意しましょう。

【ビジネスメールの基本】①挨拶と名乗り

(社外向け)

お世話になっております。

株式会社○○の△△でございます。

 

(社内向け)

お疲れさまです。

○○部××担当の△△です。

---------------------------------

 

基本はこの形でかまいませんが、初めてメールするときや久しぶりにメールをするときなどは、あいさつ文を工夫することもビジネスメールでは重要です。

例えば、久しぶりに連絡をする場合は「ご無沙汰しております」から始めるなど、そのときに合ったあいさつ文を書きましょう。

 

本題の後の結びの文も、ビジネスメールでは必須です。

【ビジネスメールの基本】②結び

(社外向け)

・何卒よろしくお願い致します。

・引き続き何卒よろしくお願い致します。

・お手数おかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

 

(社内向け)

・よろしくお願いします。

・引き続きよろしくお願いします。

・お手数おかけしますが、よろしくお願いします。

---------------------------------

 

以上のフレーズが頻繁に使われますが、違う言い回しをいくつか知っておくと便利です。

【できるビジネスマン】メールの件名の書き方

件名は、一目で用件がわかるように書きましょう。

「お世話になっております」「先日はありがとうございました」という件名にしてしまうと、迷惑メールと勘違いされたり、重要度が高くないメールだと思われたりする恐れもあります。

【件名の例】

・【△△社】○○参考資料のご送付

・○月○日のお打ち合わせのお礼

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ビジネスメールの宛名の書き方

宛名は、会社(団体)名 、部署名、役職名、名前、敬称を書くのが基本です。

※宛名の書き間違えは失礼にあたるため、送る前に十分確認しましょう。

【宛名の例】

○○株式会社 △△部 部長

田中 太郎 様

---------------------------------

 

この基本の形のほかにも、○○各位、○○御中など他の表現を押さえておくといざというときに役立ちます。

【できるビジネスマン】メールの署名の書き方

署名は、基本的なメールマナーであると同時に、メールアドレス以外の連絡先を明示する役割としても重要です。

署名には、名前、メールアドレス、電話番号、会社の住所を記載しておきましょう。

基本的な情報を押さえていればデザインは自由なので、自分の好きなようにカスタマイズして良いです。

【署名の例】

===========================

株式会社○○

△△部 ××課

山田 太郎

Mail:12345@tanaka.jp

Tell:0-0000-0000

住所:〒100-0000 東京都○○区××町△番

===========================

 

┏ ──────────────── ┓

 山田 太郎

 12345@tanaka.jp

 株式会社○○○○部○○課

 〒100-0000 東京都○○区××町△番

 tel 000-0000-0000

 fax 000-0000-0000

┗ ──────────────── ┛

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まとめ

「挨拶」「名乗り」「結び」に加えて、「件名」「宛先」「署名」についてもきちんともれなく、意識しましょう。

【完成メール本文例】

○○会社営業部 部長

××様

いつも大変お世話になっております。

株式会社△△の山田です。

 

(用件)

 

引き続き、何卒よろしくお願い致します。

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